Zero Data Retention: die Standardeinstellung, die niemand für KI gesetzt hat

Eine wahre Geschichte bei einem HR-Unternehmen mit 22 Mitarbeitenden

Die Personalleiterin eines Hamburger Recruitingunternehmens — nennen wir sie Anne — nutzte zwei Jahre lang ChatGPT Plus. Jeder eingehende Lebenslauf wurde damit für eine Zusammenfassung verarbeitet. Jedes Absageschreiben wurde damit verfasst. Sie zahlte €22 pro Monat. Sie glaubte, compliant zu sein. Schließlich hatte sie ein Plus-Abonnement.

Im Januar 2026 stellte der ISO 27001-Auditor des Unternehmens eine einfache Frage: „Bewahrt Ihr KI-Anbieter die Prompts auf, die Ihre Mitarbeitenden senden?" Anne wusste es nicht. Der Auditor prüfte es. Die Antwort für ChatGPT Plus lautete: ja — Prompts wurden 30 Tage lang zur Missbrauchskontrolle aufbewahrt und konnten zur Modellverbesserung genutzt werden, sofern in Annes Account keine expliziten Einstellungen geändert worden waren. Das war nie geschehen.

Zwei Jahre an Lebensläufen. Jeder Name, jede Telefonnummer, jede Adresse, jede Ausbildungshistorie und jede Gehaltserwartung. Alles gespeichert, für OpenAI-Mitarbeitende teilweise einsehbar und — bis Annes persönliche Einstellungen geändert worden wären, was nie passiert war — als Trainingsdaten in Frage kommend.

Der Prüfungsbefund bestand aus einem Satz: „Unkontrollierte Verarbeitung personenbezogener Daten über einen Verbraucher-KI-Anbieter ohne Auftragsverarbeitungsvertrag oder Zero-Data-Retention-Konfiguration." Das ISO-Zertifikat wurde bis zur Behebung ausgesetzt. Das Unternehmen verlor zwei öffentliche Aufträge, für die das Zertifikat vorausgesetzt wurde.

Anne hat in keinem intuitiven Sinne etwas falsch gemacht. Sie nutzte ein bekanntes, bezahltes Tool. Sie las kein Kleingedrucktes, weil sie nicht wusste, dass es ein relevantes Kleingedrucktes gab. Diese Lücke — zwischen dem, was ein vernünftiger Unternehmer glaubt, was sein bezahltes Abonnement umfasst, und dem, was es tatsächlich umfasst — ist der häufigste Compliance-Fehler bei europäischen Unternehmen, die 2026 KI einsetzen.

Was bedeutet Zero Data Retention genau?

Zero Data Retention (ZDR) ist eine spezifische technische und vertragliche Garantie eines KI-Anbieters: Nachdem Ihr Prompt verarbeitet wurde, wird nichts gespeichert. Nicht zur Missbrauchskontrolle, nicht zur Qualitätsüberwachung, nicht für das Training, nicht für die menschliche Auswertung. Der Prompt geht hinein, die Antwort kommt heraus, und der Puffer wird gelöscht.

ZDR ist nicht dasselbe wie „sicher" oder „datenschutzfreundlich" oder „enterprise-ready". Das sind Marketingbegriffe. ZDR ist eine Checkbox in einem Vertrag und eine Einstellung in einer API-Konfiguration. Der Anbieter löscht Ihre Daten — oder er tut es nicht. Es gibt keine Mittelposition.

Welche KI-Anbieter bieten tatsächlich Zero Data Retention?

Vier der großen LLM-Anbieter bieten ZDR — aber nur auf der API-Ebene und nur mit dem richtigen Vertrag. Nicht über Verbraucherabonnements.

• OpenAI — ZDR ist über die API mit einer Enterprise-Vereinbarung verfügbar. OpenAI Enterprise Privacy bestätigt die ZDR-Bedingungen. ChatGPT Plus und Team qualifizieren sich nicht.
• Anthropic — ZDR ist der Standard über die kommerzielle API. Das Verbraucherniveau Claude.ai hat seine Standardeinstellungen Ende 2025 auf Opt-in-Training umgestellt, die API bietet aber eine stärkere Garantie.
• Google — Gemini API für Workspace-Kunden bietet ZDR unter spezifischen vertraglichen Bedingungen. AI Studio (kostenlos) nicht.
• Mistral — Europäischer Anbieter. Bietet ZDR auf API-Ebene und trainiert standardmäßig nicht auf Kundendaten bei kommerziellen Plänen.

Jede dieser ZDR-Konfigurationen ist ein bezahltes API-Zugriffsmuster. Kein Verbraucher-Chat. Kein Plus-Abonnement. Kein Team-Abonnement ohne die richtige Vereinbarung. Das ist die unsichtbare Lücke — und es ist die Lücke, in die Anne geraten ist.

Warum ist das 2026 zu einer rechtlichen Anforderung geworden?

Der EU AI Act, 2024 verabschiedet und 2025 und 2026 schrittweise in Kraft gesetzt, kombiniert mit DSGVO Artikel 5 (Datensparsamkeit und Speicherbegrenzung) und Artikel 32 (Sicherheit der Verarbeitung), schafft eine praktische Grundlinie: Personenbezogene Daten dürfen nicht länger als notwendig aufbewahrt werden, und Auftragsverarbeiter müssen angemessene technische Maßnahmen nachweisen.

ZDR ist der sauberste Weg, beide Anforderungen zu erfüllen. Wenn der Anbieter Ihren Prompt nie speichert, gibt es keine Frage zur Aufbewahrung zu beantworten. Wenn eine Aufsichtsbehörde fragt „Wo sind diese Daten jetzt?", lautet die Antwort „nirgends". Das ist eine vertretbare Position. „Wir glauben, dass es nach 30 Tagen gelöscht wurde, sofern es nicht für das Training genutzt wurde" ist es nicht.

Der EU AI Act fügt eine zweite Ebene hinzu: Transparenz- und Rechenschaftspflichten skalieren mit der Risikokategorie Ihres KI-Einsatzes. HR-Verarbeitung fällt zum Beispiel in höhere Risikokategorien, wo die Dokumentationspflicht schwerer ist. ZDR vereinfacht diese Dokumentation erheblich.

Die Lücke zwischen dem, was Sie zu haben glauben, und dem, was Sie tatsächlich haben

Das ist das eigentliche Problem für wachsende Unternehmen. Große Konzerne haben Rechtsteams, die jeden API-Vertrag prüfen und Aufbewahrungseinstellungen bewusst konfigurieren. Ein Recruitingunternehmen mit 22 Mitarbeitenden hat das nicht. Das hat ein Abonnement und eine Annahme.

Die Annahme geht in etwa so: „Wir zahlen €25 pro Nutzer und Monat für ein geschäftliches KI-Tool. Das muss die rechtlich korrekte Position umfassen." Die Realität: Die rechtliche Position hängt davon ab, welchen spezifischen Vertrag Sie unterzeichnet haben und welche spezifischen Einstellungen aktiviert sind. Der Preis ist irrelevant.

Wenn Sie drei Fragen nicht mit Sicherheit beantworten können, haben Sie dieselbe Lücke wie Anne:

• Welche spezifischen KI-Anbieter nutzen meine Mitarbeitenden?
• Ist jeder Anbieter durch einen unterzeichneten Auftragsverarbeitungsvertrag mit expliziten Zero-Data-Retention-Bedingungen abgedeckt?
• Kann ich für jeden beliebigen Tag der letzten sechs Monate eine Liste der durch KI verarbeiteten personenbezogenen Daten vorlegen?

Dreimal „nein" bedeutet ein Prüfungsergebnis, das nur darauf wartet zu passieren.

Der Custos BYOK-ZDR-Stack

Die Antwort auf diese Lücke ist strukturell. Wir nennen es den BYOK-ZDR-Stack — eine dreilagige Konfiguration, die die ZDR-Frage von einer laufenden Compliance-Aufgabe zu einer einmaligen Einrichtung macht.

Ebene 1: Bring Your Own Key. Sie verbinden Ihre eigenen API-Schlüssel von OpenAI, Anthropic, Google oder Mistral. Ihre Mitarbeitenden nutzen sie über Custos, aber die Vertragsbeziehung besteht direkt zwischen Ihnen und dem Anbieter. Sie halten die Enterprise-Vereinbarung mit den ZDR-Bedingungen — nicht Custos, nicht Ihre Mitarbeitenden.

Ebene 2: ZDR-only Anbieterliste. Custos unterstützt nur die vier Anbieter, die ZDR auf API-Ebene anbieten. Es gibt im Produkt keinen Weg, einen ChatGPT-Account auf Verbraucherniveau zu nutzen. Mitarbeitende können Kundendaten nicht versehentlich an ein Tool ohne ZDR weiterleiten, weil dieses Tool nicht im Produkt vorhanden ist.

Ebene 3: Nur EU-Routing. Jede Anfrage läuft über Custos-Infrastruktur in Frankfurt (Supabase) und Amsterdam (TransIP). Ihre Daten verlassen den EWR auf dem Weg zum Anbieter nie. Der Anbieter verarbeitet unter seiner eigenen ZDR-Konfiguration. Und gibt zurück. Und nichts wird irgendwo in der Kette aufbewahrt.

Zusammen schließen diese drei Ebenen die Lücke, in die Anne geraten ist. Eine Aufsichtsbehörde, die fragt „Wo sind diese Daten jetzt?", bekommt eine einzige, kurze, belegt Antwort: „nirgends". Das ist das, was ZDR als Grundlage in der Praxis wirklich bedeutet.

Ist das ein Allheilmittel?

Nein. ZDR verhindert nicht, dass Mitarbeitende Daten teilen, die sie eigentlich nicht hätten teilen sollen. Es beseitigt die Aufbewahrungsfrage, nicht die Eingabefrage. Sie brauchen noch immer eine klare Richtlinie dazu, welche Daten in KI-Tools eingegeben werden dürfen und welche nicht — und Sie brauchen die Sichtbarkeit, um das durchzusetzen.

ZDR ist ein Baustein. Ein notwendiger. Aber er funktioniert am besten als Teil eines umfassenderen Rahmens: geprüfte Anbieter, protokollierter Zugang, budgetierter Einsatz, geschulte Mitarbeitende. Allein schließt es ein Risiko. Zusammen mit der 3V-Regel aus unserem Schatten-KI-Artikel schließt es die meisten.

Das praktische Fazit

Im Jahr 2026 ist die KI-Verarbeitung personenbezogener Daten ohne Zero Data Retention das Äquivalent zu E-Mail ohne TLS im Jahr 2015. Technisch möglich. Rechtlich fragwürdig. Für Prüfer, Einkaufsteams und Aufsichtsbehörden zunehmend inakzeptabel.

Die Lösung ist nicht kompliziert. Sie ist nicht teuer. Sie ist einfach nicht der Standard. Solange Sie es nicht zum Standard in Ihrer eigenen Organisation machen, wird es nicht passieren.

Das ist die Aufgabe — und es ist das einzige Stück KI-Compliance, das, einmal erledigt, erledigt bleibt.